Arbeitszeiterfassung: Pflichten im Betrieb
Arbeitszeit muss auch bei flexiblen Arbeitsmodellen nachvollziehbar dokumentiert werden. Das gilt grundsätzlich ebenso im Homeoffice, bei mobiler Arbeit und bei Vertrauensarbeitszeit. Der Arbeitgeber muss ein geeignetes Erfassungssystem organisieren und dafür sorgen, dass es tatsächlich verwendet wird.
Die zentrale Grundlage ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21. Das Gericht leitet die Pflicht aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz in unionsrechtskonformer Auslegung ab. Erfasst werden müssen Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden. Ein Betrieb kann die Umsetzung grundsätzlich nicht bis zu einer weiteren gesetzlichen Konkretisierung aufschieben.
Worum es im BAG-Verfahren ging
Zwei Arbeitgeberinnen betrieben gemeinsam eine vollstationäre Wohneinrichtung. Der Betriebsrat wollte die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung über ein Initiativrecht erzwingen. Das BAG wies dieses Begehren zurück.
Für die Einführung der Arbeitszeiterfassung als solche besteht bereits eine gesetzliche Verpflichtung. Deshalb kann der Betriebsrat darüber kein eigenständiges Initiativrecht beanspruchen. Die Entscheidung lässt zugleich Mitbestimmung bei der Ausgestaltung zu. Der konkrete Antrag blieb auch insoweit erfolglos, weil er die Gestaltung von vornherein auf ein elektronisches System beschränkte.
Ein bereitgestelltes System muss auch genutzt werden
Der Arbeitsschutz verlangt eine verlässliche Kontrolle der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Ein freiwillig nutzbares Formular oder eine ungenutzte App genügt dafür nicht. Das BAG verlangt die Einführung und Verwendung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems.
Erfasst werden muss die gesamte tägliche Arbeitszeit. Nur Überstunden, Abweichungen vom Dienstplan oder vertraglich vereinbarte Sollzeiten zu dokumentieren, bildet die tatsächliche Arbeit regelmäßig nicht ausreichend ab. Pausen und andere Unterbrechungen müssen so berücksichtigt werden, dass die Arbeitsdauer zutreffend bestimmt und die Einhaltung der Schutzvorschriften geprüft werden kann. Nach § 2 Absatz 1 Arbeitszeitgesetz zählen Ruhepausen grundsätzlich nicht zur Arbeitszeit.
Die Reichweite der Erfassungspflicht ist bei besonderen Beschäftigtengruppen und gesetzlichen Sonderregelungen gesondert zu prüfen. Das BAG bezieht seine Aussage auf Arbeitnehmer, für die keine unionsrechtlich zulässige gesetzliche Ausnahme von den maßgeblichen Arbeitszeitvorgaben besteht. Es hat die Reichweite sämtlicher denkbarer Ausnahmen in diesem Verfahren nicht abschließend entschieden.
Welche Form der Erfassung möglich ist
Aus dem BAG-Beschluss allein folgt keine allgemeine Pflicht, eine bestimmte Software einzusetzen. Je nach Tätigkeit und Betrieb können elektronische Systeme oder Aufzeichnungen auf Papier geeignet sein. Besondere gesetzliche Vorgaben für einzelne Branchen oder Beschäftigungsverhältnisse bleiben zu beachten.
Auch die am 2. Oktober 2026 geprüfte Fassung des Arbeitszeitgesetzes enthält keine allgemeine elektronische Aufzeichnungspflicht für sämtliche Beschäftigten. Das Bundesarbeitsministerium erläutert die geltende Erfassungspflicht in seinen Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung. Angekündigte Reformen müssen von bereits geltenden Anforderungen unterschieden werden.
Der Arbeitgeber kann Beschäftigten die Aufzeichnung ihrer Zeiten übertragen. Seine Verantwortung für eine geeignete Organisation und die Einhaltung der Arbeitsschutzvorgaben bleibt bestehen. Sinnvoll sind klare Regeln zum Erfassen von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Unterbrechungen sowie ein nachvollziehbares Verfahren zur Korrektur fehlerhafter Einträge.
Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice bleiben möglich
Vertrauensarbeitszeit kann weiterhin bedeuten, dass Beschäftigte die Lage ihrer Arbeitszeit innerhalb vereinbarter Grenzen selbst bestimmen. Die notwendige Zeiterfassung steht diesem Modell nicht entgegen. Auch außerhalb des Betriebs müssen die jeweils geltenden Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden.
Arbeitgeber sollten deshalb auch mobile Tätigkeiten in ihr System einbeziehen. Beschäftigte sollten tatsächliche Arbeitszeiten sorgfältig eintragen und technische Probleme frühzeitig melden. Die Erfassung soll die Einhaltung des Arbeitszeitschutzes ermöglichen. Sie darf nicht durch pauschale Sollzeitbuchungen ersetzt werden, wenn diese die tatsächlichen Zeiten verdecken.
Mitbestimmung und Datenschutz gehören zur Umsetzung
Bei bestehendem Betriebsrat können insbesondere § 87 Absatz 1 Nummer 7 BetrVG für die Ausgestaltung des Gesundheitsschutzes und Nummer 6 für technische Überwachungseinrichtungen einschlägig sein. Welche Regelungen mitzubestimmen sind, hängt vom gesetzlichen Rahmen und den verbleibenden Gestaltungsmöglichkeiten ab. Die gesetzliche Erfassungspflicht gibt dem Arbeitgeber keine freie Hand bei jeder technischen und organisatorischen Einzelentscheidung.
Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten. Rechtsgrundlage, Zweck, Zugriffsrechte und Speicherdauer müssen festgelegt werden. Maßgeblich sind insbesondere die Grundsätze der Datenschutz-Grundverordnung und die Anforderungen des Beschäftigtendatenschutzes. Erforderliche Arbeitszeitdokumentation rechtfertigt keine beliebige zusätzliche Verhaltens- oder Standortüberwachung.
Zeiterfassung und Überstundenvergütung sind getrennt zu prüfen
Eine dokumentierte Arbeitszeit kann in einem Vergütungsstreit ein wichtiges Beweismittel sein. Sie führt aber nicht automatisch zu einem Anspruch auf Überstundenvergütung. Beschäftigte müssen grundsätzlich darlegen und erforderlichenfalls beweisen, welche zusätzliche Arbeit sie geleistet haben und dass diese vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt, geduldet oder zur Erledigung der zugewiesenen Arbeit notwendig war.
Das BAG hat mit Urteil vom 4. Mai 2022 – 5 AZR 359/21 bestätigt, dass die unionsrechtliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung diese Darlegungs- und Beweislast im Überstundenvergütungsprozess nicht verändert. Zusätzlich sind die Vergütungsregelung sowie wirksame Ausschlussfristen und die Verjährung zu prüfen.
Fazit
Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiterfassung grundsätzlich bereits nach geltendem Recht organisieren und tatsächlich durchführen lassen. Das passende System richtet sich nach den betrieblichen Abläufen und den einschlägigen Sondervorschriften. Vertrauensarbeitszeit, Mitbestimmung, Datenschutz und Überstundenvergütung benötigen jeweils eine eigene Prüfung.
Hanke.Legal in Singen (Hohentwiel) berät Beschäftigte und Arbeitgeber zu Arbeitszeiterfassung, Überstunden und der Gestaltung betrieblicher Arbeitszeitregelungen.
Rechtsstand: 2. Oktober 2026. Der Beitrag behandelt deutsches Arbeitsrecht und ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls.