Jobrad in Elternzeit: Wer trägt die Leasingraten?

Entscheidend sind Überlassungsvertrag und Zahlungsregelung

Wer ein Dienstrad über Entgeltumwandlung nutzt und Elternzeit plant, sollte die Kostenfrage früh klären. Während einer vollständig arbeitsfreien Elternzeit entfällt regelmäßig das laufende Arbeitsentgelt. Damit fehlt die Grundlage für den bisherigen Abzug vom Bruttogehalt. Der Leasingvertrag und die vereinbarte Fahrradnutzung können trotzdem weiterlaufen.

Ob Beschäftigte die Raten dann selbst zahlen müssen, richtet sich nach der konkreten Vereinbarung. Eine wirksame Regelung kann eine eigene Zahlung für Zeiten ohne Arbeitsentgelt vorsehen. Andere Modelle bieten eine Rückgabe, eine Übernahme der Raten durch den Arbeitgeber oder einen vertraglichen Ausfallschutz. Ausschlaggebend sind die jeweils geltenden Bedingungen.

Zwei Vertragsverhältnisse auseinanderhalten

Beim üblichen Dienstradleasing least der Arbeitgeber das Fahrrad und überlässt es dem Beschäftigten zur Nutzung. Dafür wird häufig ein bestimmter Teil des Bruttoentgelts umgewandelt. Gegenüber der Leasinggesellschaft bleibt grundsätzlich der Arbeitgeber als Leasingnehmer zahlungspflichtig. Die Elternzeit des Beschäftigten beendet diesen Vertrag für sich genommen nicht.

Davon zu unterscheiden ist die Kostenverteilung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem. Eine Zahlungspflicht des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber braucht eine tragfähige vertragliche Grundlage. Dass der Arbeitgeber seinerseits Leasingraten schuldet, reicht dafür allein nicht aus. Überlassungsvereinbarung, Entgeltumwandlungsabrede und einbezogene Vertragsbedingungen müssen deshalb gemeinsam geprüft werden.

Elternzeit und Elterngeld sind ebenfalls zu unterscheiden. Elternzeit betrifft die Freistellung im Arbeitsverhältnis. Elterngeld ist eine staatliche Leistung und ersetzt kein vom Arbeitgeber zu zahlendes Arbeitsentgelt für die vereinbarte Gehaltsumwandlung. Wer während der Elternzeit beim bisherigen Arbeitgeber in Teilzeit arbeitet, erhält dagegen grundsätzlich weiterhin Arbeitsentgelt. Dann ist zu prüfen, ob und in welcher Höhe die Entgeltumwandlung fortgesetzt werden kann.

Was die Rechtsprechung zu entgeltfreien Zeiten zeigt

Das Arbeitsgericht Aachen befasste sich mit Urteil vom 31. August 2023, Aktenzeichen 8 Ca 2199/22, mit einem Beschäftigten, der nach Ablauf der Entgeltfortzahlung Krankengeld bezog. Er hatte über seinen Arbeitgeber zwei Fahrräder erhalten. Die Vereinbarungen sahen eine eigene Zahlung für Zeiten vor, in denen die Entgeltumwandlung ausfiel. Das Arbeitsgericht hielt die Kostentragung in dieser Vertragsgestaltung für wirksam und wies die Klage des Arbeitnehmers ab.

Das Landesarbeitsgericht Köln wies die Berufung mit Urteil vom 18. Juli 2024, Aktenzeichen 6 Sa 552/23, zurück. Dabei ließ es die Wirksamkeit der angegriffenen Vertragsbedingungen ausdrücklich offen. Entscheidend war insbesondere, dass der Arbeitnehmer eine Nettozahlung verlangte, obwohl es um einen Abzug vom Bruttoentgelt ging und die Voraussetzungen für eine Nettolohnklage fehlten. Die Entscheidung erläutert zudem die Grenzen einer Aufrechnung nach § 394 BGB. Eine obergerichtliche Bestätigung sämtlicher Kostenklauseln enthält sie nicht. Die Revision wurde nicht zugelassen.

Bei einer anderen Vertragsgestaltung hatte das Arbeitsgericht Osnabrück mit Urteil vom 5. November 2019, Aktenzeichen 3 Ca 229/19, die Forderung des Arbeitgebers abgewiesen. Die Zahlungspflicht sollte entstehen, wenn der Arbeitgeber das Rad bei ausbleibendem Gehalt nicht zurückforderte. Das Gericht beanstandete insbesondere die unzureichend erkennbare Kostenpflicht und die einseitige Risikoverteilung. Nach der amtlichen Pressemitteilung ist dieses Urteil rechtskräftig.

Diese Fälle betreffen längere Krankheit und die Zeit nach Ende der Entgeltfortzahlung. Für eine Elternzeit ist gesondert zu prüfen, ob die verwendete Klausel diesen Fall erfasst, wie die weitere Nutzung geregelt ist und ob zwingendes Recht entgegensteht. Die unterschiedlichen Entscheidungen unterstreichen die Bedeutung des konkreten Vertragstextes.

Verständliche Klauseln müssen auch inhaltlich passen

Vorformulierte Dienstradvereinbarungen sind an den Regeln über Allgemeine Geschäftsbedingungen zu messen. § 305c BGB schützt vor überraschenden Klauseln und regelt die Auslegung verbleibender Zweifel. § 307 BGB verlangt insbesondere klare und verständliche Regelungen. Bei Arbeitsverträgen sind nach § 310 Abs. 4 BGB die Besonderheiten des Arbeitsrechts zu berücksichtigen.

Wie weit die Inhaltskontrolle reicht, hängt davon ab, welche Art von Regelung vorliegt. Eine unmittelbar vereinbarte Hauptleistung oder Preisabrede wird nach § 307 Abs. 3 BGB anders behandelt als eine zusätzliche Klausel, die gesetzliche Rechte verändert oder weitere Risiken verteilt. Das Transparenzgebot bleibt auch bei solchen Hauptabreden relevant. Eine Klausel wird daher weder allein durch ihre Überschrift noch allein durch eine verständliche Formulierung wirksam.

Für die praktische Prüfung sind vor allem der Auslöser der Zahlungspflicht, die Höhe der Kosten und die Dauer der Belastung wichtig. Hinzukommen die Rechte zur weiteren privaten Nutzung, zur Rückgabe und zu einer vorzeitigen Vertragsbeendigung. Eine Regelung für vorübergehenden Krankengeldbezug beantwortet nicht automatisch alle Fragen zu Elternzeit, Kündigung oder dauerhaftem Ausscheiden.

Nutzung und Rückgabe vor Beginn der Elternzeit klären

Beschäftigte sollten sich bestätigen lassen, ob sie das Fahrrad während der Elternzeit behalten und privat nutzen dürfen. Anschließend ist zu klären, welcher Betrag tatsächlich zu zahlen wäre. Eine eigene Zahlung aus verfügbaren Geldmitteln kann wirtschaftlich anders ausfallen als die bisherige Verringerung des Bruttogehalts. Maßgeblich ist der vereinbarte Zahlungsbetrag, nicht eine unverbindliche Beispielrechnung zur monatlichen Nettoersparnis.

Die tatsächliche Nutzung und das vertragliche Nutzungsrecht sind unterschiedliche Fragen. Wer das Rad vorübergehend nicht fährt, beendet damit keine Zahlungspflicht. Umgekehrt muss bei einer Rückforderung durch den Arbeitgeber geprüft werden, welche Folgen der Entzug der Nutzung nach der Vereinbarung hat. Eine Rückgabe sollte mit einer schriftlichen Klärung verbunden werden, ab welchem Zeitpunkt welche Kosten entfallen oder noch geschuldet sein sollen.

Besteht ein Ratenausfallschutz oder ein vergleichbares Leistungspaket, sind dessen Voraussetzungen maßgeblich. Dazu können Meldefristen, zeitliche Begrenzungen und bestimmte Nachweise gehören. Arbeitgeber und Beschäftigte sollten vor Beginn der Elternzeit klären, wer die Leistung beantragt und wie eine bewilligte Erstattung auf die Kostenverteilung wirkt.

Krankheit, Teilzeit und Lohnabzüge gesondert behandeln

Bei Arbeitsunfähigkeit ist zunächst der Zeitraum mit Entgeltfortzahlung von der anschließenden Zeit ohne Arbeitgebervergütung zu unterscheiden. Der gesetzliche Anspruch nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz besteht unter seinen Voraussetzungen grundsätzlich bis zu sechs Wochen. Für die Höhe gilt insbesondere § 4 des Gesetzes. Eine Vertragsklausel darf zwingende Ansprüche auf Entgeltfortzahlung nicht umgehen.

Bei Teilzeit während der Elternzeit kommt es auf das verbleibende Arbeitsentgelt und die geltenden arbeitsvertraglichen und tariflichen Vorgaben an. Ein geringerer Verdienst kann eine neue Berechnung erforderlich machen. Die vollständige Kostenübernahme aus eigenen Mitteln sollte nicht allein deshalb verlangt werden, weil das Arbeitsverhältnis als „in Elternzeit“ geführt wird.

Auch eine bestehende Erstattungsforderung erlaubt keine beliebige Kürzung des nächsten Gehalts. Für eine Aufrechnung müssen ihre gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. § 394 BGB schützt den unpfändbaren Teil des Arbeitsentgelts. Die maßgeblichen Pfändungsgrenzen und Unterhaltspflichten sind bei der konkreten Abrechnung zu berücksichtigen. Eine Gehaltsumwandlung und die Aufrechnung mit einer gesonderten Forderung sind rechtlich und abrechnungstechnisch auseinanderzuhalten.

Welche Unterlagen für eine Prüfung benötigt werden

Für eine belastbare Prüfung werden die unterschriebene Überlassungsvereinbarung, die Entgeltumwandlungsabrede und die einbezogenen Bedingungen benötigt. Hinzu kommen aktuelle Abrechnungen, der geplante Elternzeit- oder Teilzeitzeitraum und gegebenenfalls die Unterlagen zum Ausfallschutz. Hat der Arbeitgeber bereits Geld verlangt oder einbehalten, sollten auch die Berechnung und die dazugehörige Korrespondenz vorliegen.

Arbeitgeber sollten den Ablauf für entgeltfreie Zeiten nachvollziehbar festlegen und vor Vertragsschluss verständlich erläutern. Beschäftigte brauchen insbesondere Klarheit darüber, ob sie weiter nutzen, zurückgeben oder selbst zahlen sollen. Sobald eine Forderung streitig wird, sind außerdem vereinbarte Ausschlussfristen und die Voraussetzungen ihrer Wirksamkeit zu prüfen.

Fazit

Bei einem Dienstrad während der Elternzeit entscheidet die konkrete und wirksame Vertragsgestaltung über die Kostenverteilung. Eine Zahlungspflicht kann trotz ausbleibenden Arbeitsentgelts bestehen. Weiterbenutzung, Rückgabe, Teilzeitarbeit und ein möglicher Ausfallschutz müssen dafür zusammen betrachtet werden. Die Rechtsprechung zum Krankengeldbezug liefert wichtige Anhaltspunkte, ersetzt aber die Prüfung der Elternzeitregelung im eigenen Vertrag nicht.

Hanke.Legal in Singen unterstützt Beschäftigte und Arbeitgeber bei der Prüfung von Dienstradvereinbarungen, Entgeltumwandlung und streitigen Lohnabzügen. Auf Grundlage der Verträge und Abrechnungen lässt sich klären, welche Kosten geschuldet sind und welche Gestaltung für die geplante Elternzeit passt.