Kündigung per E-Mail: Warum die digitale Kündigung im Arbeitsrecht regelmäßig unwirksam ist
In vielen Bereichen des Arbeitslebens ist die Digitalisierung längst angekommen. Arbeitsverträge werden zunehmend elektronisch vorbereitet, Urlaubsanträge per App gestellt und Personalunterlagen digital verwaltet. Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses zieht das Gesetz jedoch eine klare Grenze: Kündigungen und Aufhebungsverträge unterliegen weiterhin strengen Formvorgaben.
Nach § 623 BGB muss die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag schriftlich erfolgen. Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. Eine Kündigung per E-Mail, PDF-Anhang, WhatsApp, SMS oder Fax genügt deshalb nicht.
Der Fall: Kündigung als eingescannter E-Mail-Anhang
Ein anschauliches Beispiel liefert eine Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Düsseldorf. In dem Verfahren hatte ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine eingescannte und unterschriebene Kündigung per E-Mail übersandt. Das Originalschreiben verblieb zunächst beim Arbeitgeber beziehungsweise wurde nicht rechtzeitig in der gesetzlich erforderlichen Form übermittelt.
Der Arbeitnehmer berief sich darauf, dass die Kündigung per E-Mail das Arbeitsverhältnis nicht wirksam beendet habe. Das Arbeitsgericht Düsseldorf gab ihm insoweit Recht. Das Landesarbeitsgericht Düsseldorf bestätigte diese Bewertung mit Urteil vom 25.06.2012 – 14 Sa 185/12.
Die Entscheidung: Ein Scan ersetzt keine Originalkündigung
Das Landesarbeitsgericht Düsseldorf stellte klar: Eine Kündigung per E-Mail wahrt die Schriftform des § 623 BGB nicht. Die Kündigung war deshalb nach § 125 BGB nichtig.
Der entscheidende Punkt ist die gesetzliche Schriftform. Nach § 126 Abs. 1 BGB muss die Urkunde eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden. Bei einer Kündigung reicht es nicht aus, dass irgendwann ein unterschriebenes Original existiert. Dem Empfänger muss die formgerechte Kündigungserklärung zugehen. Eine E-Mail mit eingescanntem Kündigungsschreiben übermittelt nur eine digitale Kopie, nicht die Originalurkunde.
Auch eine qualifizierte elektronische Signatur hilft bei arbeitsrechtlichen Kündigungen nicht weiter. Zwar kennt § 126a BGB grundsätzlich die elektronische Form. § 623 BGB schließt diese Form für Kündigungen und Aufhebungsverträge im Arbeitsverhältnis aber ausdrücklich aus.
Kein Verzicht auf die gesetzliche Form
Wichtig ist außerdem: Die Parteien können die gesetzliche Schriftform nicht einfach einvernehmlich abbedingen. Selbst wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber zunächst davon ausgehen, dass eine Kündigung per E-Mail ausreichen soll, bleibt § 623 BGB zwingend. Das LAG Düsseldorf hat deshalb auch eine Berufung auf Treu und Glauben nur unter sehr engen Voraussetzungen zugelassen und im konkreten Fall abgelehnt.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Wer eine Kündigung per E-Mail, Fax oder Messenger verschickt, riskiert, dass das Arbeitsverhältnis rechtlich fortbesteht. Dies kann erhebliche Vergütungsansprüche nach sich ziehen, wenn der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung anbietet oder die Voraussetzungen des Annahmeverzugs vorliegen.
Was Arbeitgeber beachten sollten
Arbeitgeber sollten Kündigungen stets auf Papier ausfertigen und eigenhändig durch eine unterschriftsberechtigte Person unterzeichnen lassen. Das Original muss dem Arbeitnehmer zugehen. Nicht ausreichend sind eingescannte Unterschriften, kopierte Unterschriften, digitale Signaturen, E-Mail-Anhänge, Faxschreiben oder Messenger-Nachrichten.
Ebenso wichtig ist der Nachweis des Zugangs. Eine persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder die Zustellung durch einen zuverlässigen Boten mit Zustellprotokoll ist häufig beweissicherer als ein bloßes Einwurfeinschreiben. Bei einem Einwurfeinschreiben können Beweisprobleme entstehen, insbesondere wenn im Prozess nur Einlieferungsbeleg und Sendungsverfolgung vorgelegt werden können.
Was Arbeitnehmer beachten sollten
Arbeitnehmer sollten eine Kündigung per E-Mail, PDF, WhatsApp oder Fax nicht ungeprüft hinnehmen. Häufig ist eine solche Kündigung bereits aus formellen Gründen unwirksam.
Trotzdem ist Vorsicht geboten. Sobald eine schriftliche Originalkündigung zugeht, läuft grundsätzlich die Drei-Wochen-Frist des § 4 KSchG. Wird eine Kündigungsschutzklage nicht rechtzeitig erhoben, kann eine Kündigung nach § 7 KSchG als von Anfang an wirksam gelten. Deshalb sollte nach jeder Kündigung zeitnah geprüft werden, ob und bis wann Klage erhoben werden muss.
Fazit
Die Digitalisierung endet im Arbeitsrecht dort, wo § 623 BGB die Schriftform zwingend vorschreibt. Eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses muss weiterhin als Originalurkunde mit eigenhändiger Unterschrift zugehen. Eine E-Mail mit eingescanntem Kündigungsschreiben genügt nicht.
Wer als Arbeitgeber rechtssicher kündigen möchte, sollte Form, Vertretungsberechtigung und Zugang sorgfältig dokumentieren. Wer als Arbeitnehmer eine digitale Kündigung erhält, sollte die Wirksamkeit zeitnah prüfen lassen und mögliche Fristen nicht verstreichen lassen.
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