Außergerichtliche Geltendmachung von Forderungen
Die außergerichtliche Durchsetzung einer Forderung ist häufig der schnellste und wirtschaftlich sinnvollste Weg, um eine Zahlung zu realisieren, ohne unmittelbar ein gerichtliches Verfahren führen zu müssen. Ziel ist es, den Schuldner rechtlich sauber in die Pflicht zu nehmen, den Zahlungsverzug eindeutig zu dokumentieren und zugleich eine pragmatische Lösung zu ermöglichen, die Zeit, Kosten und unnötige Eskalation vermeidet. Gerade bei laufenden Geschäftsbeziehungen kann ein klar strukturiertes außergerichtliches Vorgehen den Konflikt lösen, ohne die Zusammenarbeit dauerhaft zu belasten.
Bei Hanke.Legal setzen wir Forderungen außergerichtlich so durch, dass der Schuldner den Ernst der Lage erkennt, die Forderung transparent nachvollziehen kann und innerhalb kurzer Frist eine belastbare Entscheidung treffen muss. Gleichzeitig achten wir darauf, dass Ihre Position rechtlich abgesichert ist, insbesondere im Hinblick auf Fälligkeit, Verzug, Verzugsfolgen und Verjährung.
1. Prüfung der Ausgangslage vor dem ersten Schreiben
Bevor eine Forderung mit Nachdruck geltend gemacht wird, prüfen wir die rechtliche Grundlage und die Durchsetzbarkeit im konkreten Einzelfall. In der Praxis reicht es nicht aus, dass „eine Rechnung offen ist“. Entscheidend ist, ob ein Anspruch dem Grunde und der Höhe nach besteht, ob die Leistung ordnungsgemäß erbracht wurde, ob Einwendungen des Schuldners zu erwarten sind und ob die Forderung bereits fällig ist. Ebenso wichtig ist die Frage, ob Verjährungsfristen laufen und ob verjährungshemmende Maßnahmen erforderlich sind, um Rechtsverlust zu vermeiden.
Diese vorgelagerte Prüfung ist kein Formalismus, sondern schützt Sie vor unnötigen Kosten und erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit. Ein außergerichtliches Schreiben ist dann besonders wirksam, wenn es rechtlich präzise ist, die Belege stimmig sind und die Forderung so dargestellt wird, dass ein Bestreiten des Schuldners erkennbar erschwert wird.
2. Außergerichtliches Mahnschreiben und Verzugseintritt
Im nächsten Schritt wird der säumige Zahler außergerichtlich zur Zahlung aufgefordert. Das Mahnschreiben dient nicht nur der Zahlungsaufforderung, sondern hat in der Regel auch die Funktion, den Schuldner eindeutig in Verzug zu setzen oder den bereits eingetretenen Verzug sauber zu dokumentieren. Damit wird die Grundlage geschaffen, Verzugsfolgen konsequent geltend zu machen.
In dem Schreiben wird die Hauptforderung klar beziffert und mit der Anspruchsgrundlage sowie den relevanten Belegen verknüpft. Darüber hinaus werden die typischen Verzugspositionen berechnet und nachvollziehbar ausgewiesen. Dazu gehören insbesondere Verzugszinsen nach § 288 BGB sowie – je nach Konstellation – der Ersatz der durch den Verzug verursachten Rechtsverfolgungskosten als Verzugsschaden nach §§ 280, 286 BGB. Wenn es sich um eine Entgeltforderung im unternehmerischen Geschäftsverkehr handelt, kann zusätzlich eine Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB in Betracht kommen. Entscheidend ist dabei stets, ob die rechtlichen Voraussetzungen im konkreten Fall erfüllt sind.
Der Schuldner erhält eine klare Zahlungsfrist. Diese Frist ist so gesetzt, dass sie rechtlich angemessen ist und zugleich genügend Druck erzeugt, damit die Angelegenheit nicht weiter „ausgesessen“ wird. Parallel wird bereits der nächste Schritt vorbereitet, damit bei Fristablauf ohne Zeitverlust reagiert werden kann.
Die Praxis zeigt, dass Schuldner auf außergerichtliche Zahlungsaufforderungen typischerweise auf drei Arten reagieren. Entweder wird gezahlt, es wird gar nicht reagiert oder es wird bestritten beziehungsweise es werden Einwendungen erhoben. Jede dieser Reaktionen erfordert ein eigenes Vorgehen.
Wenn der Schuldner zahlt, wird abschließend geprüft, ob die Zahlung vollständig ist und ob Nebenforderungen wie Zinsen oder Rechtsverfolgungskosten ausgeglichen wurden. Wenn der Schuldner nicht reagiert, ist dies häufig ein Hinweis darauf, dass ohne weitere Eskalationsstufe keine Realisierung zu erwarten ist. Wenn der Schuldner bestreitet, kommt es darauf an, die Einwendungen rechtlich einzuordnen, Beweise zu sichern und in der Kommunikation so zu reagieren, dass das Bestreiten nicht zu einer Verzögerungstaktik wird.
In vielen Fällen ist eine verhandelte Lösung sinnvoll, insbesondere wenn der Schuldner grundsätzlich leistungswillig ist, aber kurzfristig Liquiditätsprobleme hat. Dann kann eine Ratenzahlungsvereinbarung die wirtschaftlich beste Variante sein, weil sie Zahlungen schnell in Gang setzt und gleichzeitig eine prozessuale Auseinandersetzung vermeiden kann.
4. Ratenzahlungsvergleich: sinnvoll, aber nur mit rechtlicher Absicherung
Eine Ratenzahlungsvereinbarung ist häufig dann vorteilhaft, wenn der Schuldner nicht sofort vollständig zahlen kann, aber grundsätzlich zahlungsfähig ist oder Einnahmen zu erwarten sind. In solchen Fällen kann ein Vergleich durch gegenseitiges Nachgeben eine pragmatische Konfliktlösung sein, insbesondere bei Geschäftspartnern. Entscheidend ist jedoch, dass die Vereinbarung nicht lediglich „ein Zahlungsplan“ ist, sondern Ihre Position als Gläubiger konsequent absichert.
Aus Gläubigersicht ist regelmäßig wesentlich, dass der offene Betrag während der Laufzeit der Ratenzahlung verzinst wird, damit der Zeitwert des Geldes und das Verzugsrisiko abgebildet werden. Zusätzlich sollte rechtlich sauber geregelt sein, wie Zahlungen angerechnet werden, welche Termine verbindlich sind und welche Rechtsfolgen eintreten, wenn eine Rate ausbleibt. Ebenso ist es häufig sinnvoll, die Vereinbarung so zu formulieren, dass der Schuldner die Forderung ausdrücklich anerkennt. Ein solches Anerkenntnis kann im Einzelfall erhebliche rechtliche Wirkung entfalten, insbesondere im Zusammenhang mit Verjährungsfragen.
Je nach Bonität und Risikolage kann zudem eine zusätzliche Absicherung in Betracht kommen, etwa durch Sicherheiten oder durch die Schaffung eines Vollstreckungstitels.
5. Notarielle Schuldanerkenntnisurkunde als Vollstreckungstitel
Wenn der Schuldner zustimmt, kann es empfehlenswert sein, die Schuldsumme in einer notariellen Urkunde anerkennen zu lassen und sich der sofortigen Zwangsvollstreckung zu unterwerfen. Eine solche vollstreckbare Urkunde stellt einen Vollstreckungstitel dar, der dem Gläubiger im Fall eines erneuten Zahlungsverzugs einen erheblichen Vorteil verschafft, weil nicht erst ein gerichtliches Erkenntnisverfahren geführt werden muss. Gerade bei größeren Forderungen oder bei Schuldnern mit erkennbaren Zahlungsschwierigkeiten kann dies der entscheidende Schritt sein, um das Realisierungsrisiko zu senken.
Ob dieser Weg im Einzelfall sinnvoll ist, hängt von der Forderungshöhe, der Vermögenslage des Schuldners und der Frage ab, ob der Schuldner zur Mitwirkung bereit ist. Wir beraten hierzu anhand Ihrer konkreten Situation und verhandeln die Inhalte so, dass sie praktisch verwertbar sind.
6. Verfallklausel: klare Regeln für den Fall des Ratenrückstands
In Ratenzahlungsvereinbarungen wird regelmäßig eine Verfallklausel aufgenommen, weil sie das zentrale Druckmittel für die Vertragstreue des Schuldners darstellt. Solange der Schuldner seine Raten pünktlich zahlt, werden keine weiteren Maßnahmen ergriffen. Gerät er jedoch mit einer Rate ganz oder teilweise in Rückstand und bleibt der Rückstand über die vereinbarte Frist hinaus bestehen, soll der gesamte Restbetrag sofort fällig werden. Dadurch kann der Gläubiger ohne weitere Verzögerung die vollständige Restforderung geltend machen und unmittelbar die nächste Eskalationsstufe wählen.
Die Klausel muss so gestaltet sein, dass sie klar verständlich ist, in der Praxis funktioniert und im Streitfall nicht an formalen Fehlern scheitert. Gerade bei Verbrauchern sind dabei Transparenz und eine ausgewogene Formulierung wichtig, um Wirksamkeitsrisiken zu minimieren.
7. Welche Schritte folgen, wenn außergerichtlich keine Zahlung erfolgt?
Wenn der Schuldner trotz Fristsetzung nicht zahlt oder wenn er die Forderung bestreitet, sind häufig weitere Schritte erforderlich. Je nach Sachlage kommt entweder das gerichtliche Mahnverfahren oder eine Klage in Betracht. An dieser Stelle ist eine Formulierung aus Ihrem Ausgangstext zu korrigieren: Es geht um einen Titel gegen den Schuldner, nicht gegen den Gläubiger.
Das Mahnverfahren ist insbesondere dann sinnvoll, wenn es um eine bezifferte Geldforderung geht und realistisch nicht mit einem Widerspruch zu rechnen ist. In solchen Fällen kann über Mahn- und Vollstreckungsbescheid vergleichsweise effizient ein Vollstreckungstitel erlangt werden. Wenn hingegen absehbar ist, dass der Schuldner bestreiten wird oder wenn komplexe tatsächliche oder rechtliche Fragen zu klären sind, ist regelmäßig die Klage der konsequentere Weg, weil das Mahnverfahren bei Widerspruch ohnehin in ein streitiges Verfahren übergeht.
Wir beraten Sie vor dieser Entscheidung anhand klarer Kriterien, insbesondere anhand der Beweislage, der Schuldnerreaktion, der wirtschaftlichen Erfolgsaussichten und der Frage, welche Maßnahme die schnellste Realisierung erwarten lässt.
8. Ergebnisorientiertes Ziel: Zahlung realisieren und Risiken minimieren
Die außergerichtliche Geltendmachung ist mehr als ein „Mahnschreiben“. Sie ist eine strukturierte Vorgehensweise, die rechtliche Voraussetzungen absichert, Verzugsfolgen konsequent geltend macht, Vergleichsmöglichkeiten professionell nutzt und – wenn nötig – nahtlos in das gerichtliche Verfahren überleitet. Damit erhöhen sich regelmäßig sowohl die Zahlungswahrscheinlichkeit als auch die Verhandlungsposition, weil der Schuldner erkennt, dass das Verfahren nicht stehenbleibt.
Wenn Sie eine offene Forderung haben oder sich gegen eine unberechtigte Forderung verteidigen möchten, können Sie uns die Eckdaten telefonisch, per E-Mail oder über das Kontaktformular mitteilen. Wir geben Ihnen eine belastbare Einschätzung, ob ein außergerichtliches Vorgehen genügt oder ob frühzeitig gerichtliche Schritte vorbereitet werden sollten.